校属各单位：

为进一步加强经费的管理，提高资金使用效益，按照上级有关规定，结合学校实际，现对经费使用中的要求作进一步明确和规范，请各单位遵照执行。

一、会议费

（一）审批

举办会议需履行事前审批手续，填写《湖南科技学院会议审批表》（详见附件），审批程序按学校财务报账相关规定执行。

（二）结算及报销

1.会议费实行“一会一结”制度，会议结束后一般应在10个工作日内，经办人到计财处办理结算报销手续。报销依据按《湖南省财政厅关于印发《湖南省省直机关会议费管理办法》的通知》（湘财行[2014]17号）文件执行。

2.报销时需附《湖南科技学院会议审批表》、会议通知及实际参会人员签到表、发票、费用原始明细单据等凭证。

二、实习经费

（一）预支程序：实习指导教师填写实习教学工作计划、实习经费预支单并附经费预算表，审批程序按学校财务报账相关规定执行。

（二）报销程序：实习结束后2个月内，实习指导教师提交实习总结、校内教师指导检查实习情况汇总表、实习教师指导（或授课）劳务费明细表、实习经费开支明细表、实习期间所有票据与实习生名单，经教学系学院、教务处和计划财务处审批后报销，不得拆开分次报销。

（三）提交资料、凭单不全和手续不完备者，计划财务处不受理报销事宜。实习结束后3个月不办理报销手续的，计划财务处将从预支借款人工资中扣回借款金额。

三、各类活动经费

（一）审批

每项活动进行之前，活动相关负责人必须先提交一份详细活动方案和经费预算表先审批方可实施，审批程序按学校财务报账相关规定执行。

（二）报销程序

活动期间发生的相关费用，要一次性集中办理结算报销手续。活动结束后，活动经办人应将有关的全部发票一次报销完成，不得拆开分次报销，并同时附活动经费预算表。

四、差旅费

（一）审批

出差实行事前申报，填报《出差申报单》，并按要求履行严格的组织审批程序后才能出差。返校后报经费管理负责人审批，审批人必须核定出差具体日期和所乘坐的交通工具，对《出差申报单》的审核不留空档，不漏项目。

（二）经费报销

因公出差或学习的，出差人员凭审批项目齐全的《出差申报单》、经审批签字的《差旅费报销单》，连同相关原始单据在出差（学习）结束后三十个工作日内办理报销手续，如特殊情况不能及时办理报销手续的，须说明原因后方可报销。

《差旅费报销单》后需附原始单据：出差（学习）的相关通知及有效证明材料；城市间交通票据，包括火车车票、轮船船票、飞机机票（行程单或发票会同登机牌）、汽车车票等；住宿费发票或无法提供住宿费发票的其他有效证明材料；其他相关票据，包括订票费发票、转签或退票费发票等。

                                              计划财务处

                                        2016年5月9日